Cómo planificar y organizar un evento

Tomado de: www.eventplannerspain.com

 Las 10 cosas que debes hacer a la hora de organizar un evento

Diez recomendaciones para la planificación, organización y celebración de un evento:

1. Innova, sé creativo, piensa de forma diferente. Puesto que la mayoría de tu público ya habrá asistido a docenas de conferencias y eventos, procura que el tuyo sea memorable.
2. Asegúrate de que los participantes socialicen y participen en el networking, ya que uno de los principales objetivos es ayudarles a interactuar y conocerse. Y, puesto que siempre es difícil "romper el hielo" y conocer a nuevas personas, considera la posibilidad de organizar sesiones dinámicas y/o aprovecha el poder de la "gamificación" (La integración de la mecánica de juegos en una reunión o un evento, a fin de pasarlo realmente bien, puede aportarle fuerza, impacto y enfoque).
3. Conoce a tu público y adapta el mensaje y los contenidos del evento a él. Las personas que asisten a tu evento son tus clientes, así que debes esforzarte por conocerles bien a fin de poder ofrecerles una experiencia que satisfaga sus expectativas. Además, siempre debes incluir un turno de preguntasdespués de cada presentación o sesión.
4. Si tienes poca o ninguna experiencia en la planificación de eventos, asóciate con un profesional cualificadocon un largo historial de éxitos en el sector; y si tienes experiencia pero no quieres gastar dinero en contratar a un profesional, hay literalmente miles de herramientas alojadas en la Web diseñadas para ayudarte a planificar todos los aspectos de tu evento.
5. Establece metas y métodos claros para medir el éxito y el retorno sobre la inversión (ROI).
6. A la hora de elegir un lugar de celebración, comprueba su red Wi-Fi. Disponer de Wi-Fi no quiere decir que sea un red robusta y fiable. Y hablando de Internet, si no puedes ofrecerlo gratis a los asistentes, considera a posibilidad de proporcionarles sin coste un ancho de banda básico y, para los que lo necesitan, un servicio "premium" de pago.
7. Incluye iniciativas sostenibles o de RSC en el programa del evento: a pesar del esfuerzo adicional, te sorprenderá lo importante que es para un creciente número de personas.
8. En cuanto haya una decisión en firme para celebrar el evento, asegúrate de que se lance un sitio web atractivo e informativo sobre el evento en el menor tiempo posible (incluyendo versiones para PC, móviles y tabletas) y que se actualice a menudo; Internet es la herramienta de marketing más poderosa que tienes a tu disposición.
9. Aprovecha el poder de los medios sociales a fin de promocionar el evento antes de su celebración y para prolongar su vida después.
10. Graba vídeos de la zona de exposición, con entrevistas a expositores y visitantes, que luego se podrán colgar en el sitio web oficial del evento, así como en sus perfiles en los medios sociales, a fin de enseñar a aquellas personas que no pudieron asistir lo que se han perdido.

 Las 10 cosas que no debes hacer a la hora de organizar un evento

Diez errores que no deben cometerse en la planificación, organización y celebración de un evento:

1. No cobres por el acceso a Internet, el parking o el almuerzo, ya que estas cargas adicionales son muy irritantes. Los participantes odian tener que pagar por separado por tener acceso a Internet, aparcar su coche, tomarse un café, etc., así que procura que la cuota de inscripción lo cubra todo.
2. No sólo hables de ti mismo y/o lo maravilloso que es tu evento, porque su éxito dependerá en gran parte de los delegados/asistentes/invitados y, por lo tanto, debes hacer hincapié en ello.
3. No vayas demasiado lejos con la máxima de "hacer más con menos". Si no hay presupuesto para organizar una evento presencial, organiza uno virtual; siempre es mejor que dar una mala impresión; y no siempre aceptes el presupuesto más barato para el alquiler del espacio o la contratación de servicios. Al igual que con los coches de segunda mano, lo más barato casi nunca es lo mejor.
4. No olvides de informar a los participantes si decides implementar iniciativas sostenibles; su participación activa es muy importante.
5. No olvides de preguntar a los participantes sobre sus necesidades alimentarias; en los grandes eventos internacionales habrá seguramente vegetarianos, gente con restricciones alimenticias por motivos religiosos o de salud, etc.
6. No dependas sólo de voluntarios para las necesidades de personal para tu evento. Aunque suelen estar muy dispuestos a ayudar, también necesitarás un equipo de profesionales curtidos y de confianza.
7. No siempre elijas un espacio de moda pero ruidoso para tus eventos de networking; muchas personas quieren de veras hacerse oír por encima del fragor; y no organices programas sociales sin opciones, porque no le gusta a todo el mundo el paintball o el yoga.
8. No improvises el día del evento; casi nadie te lo agradecerá.
9. No lastres a los participantes con mucho material impreso. En la era de Internet, la información basada en el papel ya es obsoleta y, de todos modos, terminará seguramente en la papelera.
10. No olvides de realizar un seguimiento después del eventos; la retroalimentación es vital para poder subsanar errores y planificar futuros eventos.

Fase preliminar al evento

• Determinar el objetivo principal del evento.
• Identificar al público beneficiario y decidir sobre el mensaje a transmitir.
• Decidir quién llevará a cabo la planificación del evento; es decir, si se va a realizar interna o externamente.
• Preseleccionar al menos dos fechas para la celebración del evento.
• Establecer un programa (agenda preliminar) para el evento.
• Definir la estrategia promocional, si procede.
• Si la organización va a ser externa, preparar una petición de presupuesto detallada.
• Enviar un primer aviso a los asistentes potenciales.

Organización externa

• Estudiar las propuestas antes de llevar a cabo la contratación.
• Celebrar (cara a cara, por vídeo conferencia, etc.) una reunión con la agencia de eventos contratada para concretar los detalles.
• Estar en continuo contacto con la agencia contratada.

Organización interna

• Diseñar un programa detallado para la organización preliminar, identificando y asignando las tareas.
• Elegir el espacio y realizar una visita de inspección, sobre todo si no se está familiarizado con el lugar de celebración y/o destino. Asegurarse de que dicho espacio disponga de todo lo necesario: audiovisuales, Wi-Fi, personal auxiliar, catering, etc. En caso contrario, elaborar una lista de las cosas y/o personas a contratar. 
• Negociar las tarifas de alojamiento, personal auxiliar, comida, transporte y alojamiento, comida, actividadesadicionales (actividades para cónyuges y lúdicas, entretenimiento, etc.), si procede.
• Diseñar, desarrollar y lanzar un sitio web responsivo con un sistema de inscripción y, si procede, una app para el evento. Puede que sea necesario contratar a una empresa especializada para realizar ambas tareas.
• Mantener al día dicho sitio web con contenidos frescos (avisos, noticias, vídeos, etc.).
• Contratar a los conferenciantes claves y enviar invitaciones a la prensa
• Enviar un segundo aviso a los asistentes potenciales, incluyendo información detallada sobre el evento y, si procede, el procedimiento de inscripción.
• Empezar a preparar los impresos, de ser necesario.
• Asegurar el evento (al menos contra responsabilidad civil) y contratar seguridad, en caso de necesidad.
• Preparar un plan para situaciones imprevistas.
• Elaborar una lista de asistentes definitiva unas semanas antes de la celebración del evento.
• Confirmar todas las reservas y comprobar todos los detalles.
• Concretar el procedimiento de inscripción en el lugar de celebración, si procede.

Las verificaciones después del evento

• Cerrar las cuentas.
• Agradecer a los patrocinadores, conferenciantes, personalidades, etc., su colaboración.
• Publicar fotos, vídeos cortos y testimoniales en la web del evento a fin de mantener vivo el interés en él.
• Empezar a planificar la siguiente edición.