Tomado de: WikiHow
Organizar un evento puede parecer una tarea increíblemente abrumadora. Y efectivamente puede serlo si no se cuenta con la organización y planificación necesaria. Bueno, en este artículo abordaremos precisamente eso, desde los meses de preparación previos hasta cómo mantener la calma el mismo día del evento.
Parte 1
Planificarlo con antelación
-
1
Determina el objetivo del evento. Tener en mente una o dos frases te ayudará a llevar el evento en la dirección correcta. ¿Planeas realizarlo para educar a tu comunidad?, ¿para persuadir a potenciales contribuyentes con el fin de obtener fondos?, ¿para homenajear a una persona o grupo en específico? Limita tu objetivo lo más que puedas. Lo que sea que vayas a hacer (ya sea para educar, persuadir, homenajear, etc.), ¿
por qué lo haces?
- Piensa en ello como tu principal misión. Tu esquema para el éxito. Cuando sepas exactamente lo que quieres hacer, ¡te será más fácil llevarlo a cabo!
-
2
Establece metas. ¿Qué es
exactamente lo que quieres lograr? No se trata de la cantidad de personas que quieres que asistan, tampoco del hecho de que en verdad se llevará a cabo el evento; ¿qué quieres obtener de todo esto? ¿5 personas para que formen parte de tu organización?, ¿una recaudación de $ 1000?, ¿un cambio de mentalidad?, ¿que la gente se entusiasme?
- Piensa en las tres cosas más importantes que te gustaría que ocurran como resultado de este evento y piensa en ellas haciéndose realidad. Quizás tu objetivo sea financiero, social y personal. ¡Depende de ti!
-
3
Reúne voluntarios. Es necesario contar con un buen equipo que posea distintas habilidades. Ellos pueden ayudarte con diversas tareas tales como la preparación de programas y presupuestos, la creación de invitaciones y carteles, recepción de los invitados y con la limpieza al término del evento. En otras palabras, ellos pueden ayudarte a terminar el trabajo. Asimismo, si es posible, ¡consigue voluntarios de confianza!
- Asegúrate de que los miembros de tu equipo y supervisores “estén al tanto” de tus planes. La colaboración puede facilitarte mucho el trabajo. Así que cuando les pidas ayuda, infórmales desde el principio todas tus expectativas con respecto a ellos y a su nivel de participación.
- Si no te es posible encontrar voluntarios, ¡contrata a un equipo! Todo depende del tipo de evento que organices. El lugar donde lo realices podría proporcionarte un equipo de trabajo o puedes solicitar los servicios de una agencia de empleos externa.
-
4
Prepara un presupuesto. Debes incluir todos los posibles gastos, los ingresos, los patrocinadores e incluso los gastos supeditados. Si no realizas un presupuesto, terminarás con una gran cantidad de facturas sin pagar, una billetera vacía y sin tener idea de lo que sucedió. ¡Sé realista desde el principio para evitar sorpresas inesperadas el día del evento!
- Encuentra maneras de reducir los costos. ¿Puedes conseguir personal que trabaje gratis? ¿Consideraste conseguir un lugar más económico para tu evento (como la casa de un amigo)? Recuerda: una fiesta pequeña y sencilla que salga bien siempre será más impresionante que una ostentosa que termine siendo un fiasco.
5
Decide el lugar y la hora para tu evento. Esto es
lo más importante al momento de organizar un evento. ¿Qué hora y qué lugar hará que la gente diga “Sí, ¡claro que asistiré!”? Deberá ser una hora en la que todos estén disponibles y un lugar al que todos puedan llegar. ¡Además tiene que ser algo que puedas reservar!
- Revisa el calendario de tu comunidad y considera el tipo de público que invitarás. Si tu objetivo es invitar a un grupo de amas de casa, realizar el evento durante el día y en el vecindario es tu mejor opción (¿quizás con algún servicio de cuidado de niños incluido?). Por otro lado, si tu objetivo son estudiantes, realiza el evento de noche y en el centro de la ciudad. De ser posible, ve a donde tu público se encuentre.
- Desde luego, algunos lugares requieren una reservación. Ponte en contacto lo más pronto posible con los responsables del lugar que piensas utilizar como locación para el evento. ¡Es posible que estén más ocupados que tú!
6
Piensa en la logística. La logística es necesaria para todo. ¿Cuál será tu sistema de estacionamiento?, ¿cuáles son las vías de acceso para los discapacitados?, ¿qué puedes hacer con las dimensiones del lugar?, ¿qué equipos necesitarás?, ¿qué elementos adicionales (agua potable para los oradores, distintivos, folletos) demandarán un gasto extra?, ¿cuántas personas se necesitan para hacer que el evento se lleve a cabo sin problemas?
- Es importante sentarte por un minuto contigo mismo (y con tu equipo) y pensar en todos los aspectos del asunto. ¿Hay algún obstáculo que puedas anticipar y evitar?, ¿algún invitado especial que tengas que hospedar?, ¿algunas excepciones que debas hacer?
-
7
Piensa en el marketing y en la publicidad de tu evento. Mientras te encuentras en todo el proceso de organización, diseña un afiche. Este debe incluir una fecha tentativa, hora, lugar, invitado de honor, nombre y el tema o eslogan del evento. Dado que aún estás a tiempo para el evento, puedes tomarte tu tiempo para crear los afiches, ¡pero lo mejor es preparar una versión preliminar al principio para visualizar todo el conjunto de tu proyecto!
- Piensa en otras maneras de dar a conocer tu evento. ¿Correos electrónicos?, ¿correo convencional?, quizás Facebook, Twitter u otras decenas de sitios web para eventos que existen (más sobre esto en los pasos posteriores). ¿Qué necesitas hacer previamente para atraer gente a tu evento y qué para mantener su atención durante el mismo?
-
8
Organízate. Es posible que justo ahora te sientas muy confundido, pero tranquilízate y abre Excel. Elabora una lista de las actividades que habrá en el evento. Crea algunas hojas de cálculo para organizar tus pensamientos. Podría parecer innecesario por ahora, pero en dos meses estarás sumamente agradecido contigo mismo por haberlo hecho con antelación.
- Prepara un cronograma (con fechas límite) para cada actividad. Anota los nombres de todos y el lugar y momento en el que son requeridos. De esa manera, puedes organizarte y contestar cualquier duda futura.
Parte 2
A dos semanas del evento
-
1
Asegúrate de que todo vaya de acuerdo al plan. Fija la fecha, el lugar, el invitado de honor, el personal, el nombre del evento y el eslogan. ¿Hay algo que pueda salir mal?, ¿algún contratiempo de último minuto que pueda presentarse? En este punto, todo debe estar decidido.
-
2
Reúnete con tu equipo. Consigue la aprobación para tu presupuesto, programa, etc. de parte de los miembros del equipo, al igual que de los supervisores. Este es un buen momento para responder a todas las preguntas. ¿Todos saben lo que tienen que hacer?, ¿se sienten a gusto con todo lo acordado?
- Una vez más, reúnete con tu equipo y voluntarios para resolver cualquier problema que pueda surgir. Este también es un buen momento para crear un plan de acción.
- Asegúrate de que no haya ningún problema dentro del equipo. Mantente en contacto con todas los jefes de equipo al igual que con los miembros y voluntarios.
-
3
Delega responsabilidades a diferentes miembros y permite que una persona con experiencia coordine todas las actividades. Si se trata de un mega-evento, deja que diferentes personas coordinen diferentes actividades bajo la supervisión de un encargado. El jefe de equipo debe ser alguien en quien los miembros del mismo puedan confiar.
- Una buena idea sería tener a una o dos personas que se dediquen a conocer, saludar y promover el evento a medida que los asistentes entran y todo comienza. Básicamente, conforman el comité de recepción, animando y permitiendo que la gente sepa que están en buenas manos.
-
4
Asegúrate de actualizar el sitio web relacionado al evento. Probablemente lo hayas promocionado por Facebook y Twitter, pero también hay muchos otros sitios web que puedes usar para difundirlo. Eventbrite
[1], Evite
[2], y Meetup
[3] son tres de los sitios más importantes que puedes utilizar. Si no has oído de ellos, ¡investiga ahora mismo!
- Y por supuesto, promociona tu evento mediante tu sitio web, blog o página de Facebook, si cuentas con alguna de ellas. Puedes enviar recordatorios, crear imágenes y vigilar las confirmaciones de asistencia al evento. Cuanto más activo seas, más personas te conocerán.
-
5
Consigue patrocinadores y otras fuentes de dinero de delegados. ¡Tendrás que hacer muchos gastos dentro de las próximas semanas y no querrás que todos ellos salgan de tu bolsillo! Reúne al menos parte del dinero para cubrir los gastos iniciales (como el lugar, el equipo y la comida). Algunas de estas personas, lugares o cosas podrían requerir un pago por adelantado, incluso antes de que comience la planificación del evento.
- Asegúrate de tener un sistema para administrar los recibos, confirmaciones, facturas y documentación en general. Necesitarás guardar todo para poder sacar las cuentas luego, así que mientras más organizado seas desde el principio, mejor. Esto es especialmente útil si la empresa con la que trabajas hace alguna tontería.
-
6
Promociona el evento. Prepara folletos, publica anuncios, informa a los medios de comunicación, realiza llamadas telefónicas, envía mensajes a grupos en línea y visita a los participantes o patrocinadores potenciales. ¿De qué otra manera la gente se enterará de tu evento? Asegúrate de que la información que publicas sea completa, dejando al público con sólo unas cuantas preguntas. Después de todo, ¡es mejor si se quedan con la intriga!
- Piensa en tu público objetivo. Si intentas llegar a personas de la tercera edad, no perderás tu tiempo enviándoles tu publicidad por Internet. Ve a lugares y emplea las herramientas usadas por ese determinado público. Haz que tu publicidad sea lo más accesible y normal posible.
-
7
Reúne los elementos necesarios para el evento. Estos pueden incluir medallas, juegos, recuerdos, premios o certificados. Hay una gran cantidad de pequeños accesorios que pueden pasar desapercibidos para el ojo inexperto, pero tú ya sabes cómo llenar cada rincón o grieta sobrante. Asimismo, no olvides las mesas, las sillas, el equipo de sonido, las señales, los manteles ¡y todas las cosas importantes!
- Este es otro punto que debes tener en cuenta. No dejes de pensar hasta que hayas recordado cinco cosas que habías olvidado (incluyendo bolígrafos, un botiquín de primeros auxilios, baterías, hielo y extensiones de corriente). Querrás saber que, sin importar lo que ocurra, podrás solucionarlo.
-
8
Haz arreglos para todo. Adopta las disposiciones necesarias para las fotos y videos; para el transporte de los invitados; para la comida del personal de limpieza, etc. La lista podría seguir indefinidamente, ¡pero así nunca llegarás a terminar de organizar tu evento!
- Realiza arreglos para la comida y la bebida. Este también es un buen momento para preparar las ubicaciones especiales, tales como las destinadas a personas discapacitadas. Verifica si los invitados son vegetarianos o tienen algún otro tipo especial de dieta.
- Haz arreglos para las sillas, las mesas, el telón de fondo, los micrófonos, los altavoces, las computadores, los proyectores LCD, los podios, etc., todo lo que necesite instalarse en el lugar del evento.
-
9
Prepara una lista de contactos. Necesitarás los números de teléfono, direcciones y correos electrónicos de los miembros del equipo. Asimismo, realiza una lista similar para los invitados VIP y proveedores de cualquier bien o servicio. Si alguien no asiste o llega tarde, esta lista te permitirá saberlo.
- Supongamos que los proveedores de comida no llegan a tiempo. ¿Qué haces? Sacas rápidamente tu lista y los llamas. ¿Pensaron que ibas a recoger 100 kg (200 lb) de carne de cerdo deshilachada? Bueno, no importa. Envías a alguien en un camión a que la recoja a la dirección señalada en dicha lista. Crisis evitada. ¡Y ahora ya sabes que nunca más debes volver a hacer una reservación con esos proveedores o que serás más explícito con tus indicaciones!
-
10
Visita el lugar del evento con tu equipo. Mira a tu alrededor y evalúa la zona de estacionamiento, los baños, las áreas verdes, la disposición del lugar y las diferentes entradas y salidas. Busca lugares cercanos donde se puedan sacar fotocopias, realizar llamadas telefónicas y comprar cualquier cosa en caso de emergencia. Básicamente, familiarízate con el terreno como si se tratase de la palma de tu mano.
- Habla con el propietario del lugar. Esa persona debe conocer el terreno mejor que nadie. ¿Hay algún problema del que deberías estar enterado?, ¿alguna restricción de tiempo?, ¿las puertas se cierran a determinadas horas? Dios no lo quiera pero, ¿hay alguna inspección programada de las alarmas contra incendios?
Parte 3
24 horas antes del evento
1
Mantén la calma. Sigue adelante. Es sumamente importante mantener la cabeza fría y no dejarse dominar por el estrés. ¡Te has preparado por meses! Todo saldrá bien. Mientras más calmado estés, más lo estará tu equipo y mejor saldrá el evento. Además, ¡todo terminará muy pronto!
- En serio, sigue adelante. Has tomado todas las precauciones necesarias, has pensado en todos los problemas posibles y, si algo sale mal, sabrás cómo manejarlo. Además, recuerda: nadie te culpará. Un invitado escandaloso, la mala comida; la gente sabe que no puedes controlar todo. Así que relájate, todo estará bien.
-
2
Realiza una última revisión con tu equipo. Asegúrate de haberles comunicado a todos el lugar y la hora de llegada. Lo último que querrías es que todo tu equipo te llame el mismo día del evento preguntándote donde se encuentra la puerta trasera.
- Aun cuando nadie te haga preguntas, haz lo posible por evaluar el desempeño de tu equipo. ¿Todos parecen estar de acuerdo con su puesto de trabajo?, ¿se llevan bien? Si no es así, conversa con ellos y ve si puedes solucionar sus diferencias. Quizás alguno de ellos se encuentre más cómodo en un puesto distinto o trabajando con otras personas.
-
3
Revisa todas las invitaciones y respuestas. Crea una lista de los invitados en una hoja de cálculo y haz un recuento de las personas que asistirán. Para la mayoría de eventos, la cantidad de personas que hace una reservación
no representa la cantidad que realmente asistirá. Podrías tener 50 personas que confirmasen su presencia, pero al final asisten 5
o 500. Así que, si bien debes conocer la cantidad de reservaciones, ¡de igual manera debes estar preparado para cualquiera de los dos casos!
- Recuérdales la fecha del evento a los invitados VIP. Te sorprenderías al saber cuánta gente dice “Oh, es verdad. Es mañana, ¿no?”. Podrás evitar eso con una simple llamada telefónica o un mensaje de texto.
-
4
Ve al lugar del evento y comprueba que todo esté listo. ¿El salón está limpio y disponible?, ¿todos los equipos electrónicos están instalados y operativos? ¿Puedes instalar algún equipo con anticipación, si es necesario?, ¿el personal parece preparado?
- Revisa si hay suficiente personal presente para encargarse del evento. Siempre es mejor tener más de lo necesario. Quizás necesites a alguien que esté listo para atender un recado de emergencia o que se encargue de cuidar a un invitado o de solucionar un problema que no previste. O que incluso se haga cargo de buscar el café.
-
5
Prepara kits para los participantes. Este kit podría consistir de una botella de agua, un bocadillo, un pequeño cuaderno, un bolígrafo, un folleto y cualquier información que pudieran necesitar. También sería una buena idea incluir pequeños recuerdos. Este es un lindo detalle que les indica a los asistentes de que este es un evento bien pensado y organizado. ¡Además los hace sentirse apreciados!
- Puedes darle este kit a los invitados o a tu equipo, ¡o incluso a ambos! ¿A quién no le gusta recibir una barra de granola y un bolígrafo?
-
6
Haz una hoja de actividades. Esta es una lista de toda la información necesaria clasificada en hora y/o salón. Prepara una agenda en la que detalles minuto a minuto las actividades importantes. El formato dependerá de ti. Sólo trata de mantener al mínimo la cantidad de información para que te sea fácil de leer.
- Si en verdad eres una persona organizada y diligente, podría serte útil el hacer diferentes tipos de hojas de actividades. Los oradores podrían necesitar una lista de las otras personas que hablarán, además del lugar y el momento en que lo harán. Tu equipo también podría necesitar una lista de los equipos técnicos, de los horarios y del protocolo de limpieza. Si tienes el tiempo para hacerlas, podrían ser de gran utilidad.
-
7
Haz una lista de verificación para las cosas que se llevarán al lugar del evento.¿Qué tan terrible sería si llegas al evento y todo está ahí, todo el mundo está ahí y te das cuenta de que lo único que falta son las 1200 copas que olvidaste en casa? Qué decepción. Acabas de arruinarlo todo. Es por ello que debes hacer una lista, revisarla dos veces ¡y llevar todo lo que sea necesario!
- Si las cosas se encuentran en distintos lugares, asigna una persona a cada labor específica. De esa manera, el día del evento no pasarás 8 horas corriendo de un lado a otro para recolectar todo lo necesario y perdiendo los papeles. Compartir la carga, aliviana el peso… o así es como dice el refrán.
Parte 4
El día del evento
-
1
Llega temprano al lugar del evento junto con los miembros de tu equipo y voluntarios. Verifica que todos estén presentes y que todo el equipo electrónico funcione correctamente. ¿Alguna pregunta de último minuto? Si hay tiempo, reparte unas bebidas, dales una charla para motivarlos ¡y tomen un descanso! Se lo merecen, están bien preparados.
- Asegúrate de que los organizadores utilicen un emblema distintivo o algún otro elemento notorio para que los participantess puedan solicitar su ayuda si es necesario. A veces los uniformes no son suficiente.
-
2
Instala todo. Tanto dentro como fuera del lugar del evento. ¿Necesitas globos para colocar en el buzón?, ¿un cartel en la esquina?, ¿qué pondrás en las puertas y pasillos? Si tus invitados deben pasar por un verdadero laberinto para llegar, entonces mientras más señales coloques, mejor.
- Los carteles de bienvenida y otra información al frente del lugar del evento serán de mucha utilidad. Querrás que los asistentes puedan ver desde la calle el lugar del evento. ¡No hay dudas al respecto!
- Coloca un punto de recepción y de registro. Cuando los invitados se dirijan a la puerta, deberían ver exactamente lo que necesitan hacer. De lo contrario, comenzarán a circular por los alrededores inseguros e incómodos. ¿Recuerdas el comité de recepción mencionado anteriormente? Ten a una persona en la entrada para que los reciba y resuelva sus dudas.
- ¡Pon algo de música! Puede eliminar toda situación embarazosa que, de otra manera, podría quedarse en el ambiente.
-
3
Asegúrate de que las personas importantes sepan lo que sucede. Si un orador se retrasa, es necesario informárselo. Si la comida está tomando más tiempo de lo previsto, es necesario hacerles saber los cambios en el programa. En muy raras ocasiones los eventos salen tal y como se planean, en ese caso deja tus labores actuales y asegúrate de que los asistentes estén al tanto de los cambios.
-
4
¡Toma fotos! Es posible que quieras tener algún recuerdo del evento. Además, ver a alguien caminando por el lugar con una cámara en mano puede entusiasmar a los invitados. No olvides los banners de los patrocinadores, los tuyos, la entrada, la recepción, etc. ¡Quizás puedas utilizarlos en el próximo evento!
- De ser posible, haz que un amigo o un fotógrafo profesional se encargue de esto. ¡Ya tienes suficientes cosas que hacer! Tendrás que socializar y beber algunos tragos con tus invitados, así que permite que alguien más se encargue de tomar las fotos.
-
5
Dales a tus invitados algo para llevarse. Probablemente sembraste una idea en sus mentes y quieres que cuando se vayan, lo hagan pensando en algo, preguntándose algo o queriendo tomar alguna medida. Así que distribuye un folleto o algo que puedan llevarse a casa y que les brinde ideas que puedan llevar a cabo
después del evento.
- Parte de esto podría ser el crear un foro para recibir comentarios. Ofréceles una manera de analizar y dar sus opiniones acerca de las mejoras que harían y lo que les gustaría ver la próxima vez. Y, por supuesto, ¡cómo les gustaría participar!
-
6
¡Limpia todo el lugar! Revisa el medidor de electricidad, quita los carteles, las mesas, etc. querrás dejar el lugar tan limpio como lo encontraste, especialmente si pagaste por él y quieres volver a usarlo en otra ocasión; es posible que los dueños quieran cobrarte montos que hubieras podido evitar dejando limpio el lugar. Reparte el trabajo entre los miembros de tu equipo para que terminen lo más pronto y fácil posible.
- Asegúrate de que los invitados no hayan olvidado nada valioso. Si ese es el caso, coloca un punto de objetos perdidos.
- Si has roto algo, cuéntaselo al propietario del inmueble. Es mejor ser honesto y directo.
- Encárgate de la basura lo mejor que puedas. El servicio de mantenimiento se hará cargo del resto.
-
7
Encárgate de todas las tareas posteriores al evento. Dependiendo de tu evento, puede que no tengas que hacer absolutamente nada o que debas cumplir con una extensa lista de agradecimientos y facturas. Aquí te damos algunas ideas para que puedas comenzar:
- Agradece a todos los miembros del equipo, especialmente a los patrocinadores y voluntarios. ¡No lo hubieras podido lograr sin ellos!
- Finaliza y cancela las deudas. Debes hacerlo lo más pronto posible. Mientras menos cabos sueltos dejes, mejor.
- Realiza una fiesta de agradecimiento para aquellos que te ayudaron. Querrás que tu equipo se sienta apreciado y que los contribuyentes piensen que han hecho la diferencia en pro de una buena causa.
- Distribuye recuerdos u otras publicaciones a las personas relevantes.
- Envía los recibos a los patrocinadores y a otros contribuyentes.
- Publica las fotos en el sitio web de tu evento.
-
8
Ten una reunión para evaluar la manera de hacer un mejor evento la próxima vez. Después de todo lo que se dijo e hizo, ¿qué habrías hecho de otra manera?, ¿qué funcionó y qué no?, ¿organizarías un evento como este de nuevo?, ¿qué has aprendido de la experiencia?
- Si has recibido críticas, evalúalas. Y si tus invitados no han comentado nada, ¡pregúntale a tu equipo! ¿Qué pensaron?, ¿al menos se divirtieron?, es porque se ganaron la barra de granola y bolígrafo gratis, ¿no?
Consejos
- Factores a considerar al momento de elegir el lugar y negociar el precio
- Capacidad del salón (número de invitados, sin incluir a los indecisos)
- Suministro de alimentos (si servirás comida)
- Horario (¿Cuántas horas estará disponible el lugar del evento?)
- Iluminación (en caso el evento se lleve a cabo en la noche)
- Aire acondicionado
- Equipo técnico necesario (micrófono, altavoces, etc.)
- Muebles para la tarima (mesas, sillas, manteles)
- Música, si es que está permitida (para eventos informales)
- Energía de reserva
- Acceso al evento, sin importar si el lugar se encuentra en el centro de la ciudad (sin importar si los invitados pueden llegar sin problemas)
- Salones especiales para los organizadores, para vestirse, etc.
- Costo total
- Factores a considerar al momento de decidir la fecha
- Si el invitado de honor y los otros invitados VIP están disponibles en la(s) fecha(s) determinada(s)
- Lo que funcione mejor para tu público
- Tener personas que puedan estar a cargo en el día del evento
- Coordinación general
- Sala verde
- Comida
- Actividades en escena
- Maestro de ceremonias
- Computadora, proyector LCD,
- Fotógrafo
- Recepción
- Gestión de multitudes y Relaciones públicas
- Área de estacionamiento
- Seguridad
- Distribución de diversos artículos (regalos, certificados a las personas distinguidas y a los participantes)
- Sonríe mucho. Sé cortés con todos, tanto dentro como fuera de tu equipo.
- Cuando alguien te ofrezca su ayuda (incluyendo ayuda monetaria), responde de inmediato y agradécele con honestidad.
- Antes del evento, designa a una persona o comité encargado de:
- Los patrocinadores
- Los participantes locales
- El invitado de honor, los oradores
- Diseño, impresión y recolección de artículos y evaluación de los mismos
- Premios, recuerdos, regalos, carteles, certificados
- Transporte, proveedores de comida, arreglo del sitio del evento, decoraciones, telón, estacionamiento
- Medios de comunicación, Relaciones públicas, marketing
- Las diferentes tareas de organización son similares a diversas funciones. El presupuesto y las cuentas corresponden a las finanzas; informar a los invitados y hacerlos participar en el evento corresponde al trabajo de Marketing; la gestión de equipos es tarea de Recursos Humanos; el transporte corresponde a la logística; en evento es como las operaciones; el tener buenas relaciones con los medios de comunicación y otros es similar a las relaciones públicas.
- Determina qué cosas requieren la subcontratación de servicios externos y qué trabajos pueden ser realizados por miembros de tu equipo. La subcontratación depende del presupuesto, del tiempo, de la calidad, de la importancia del trabajo, etc.
- Lista de documentos (entre otras cosas) que preparar
- Presupuesto
- El programa del evento (Horario de cada programa del evento)
- Invitaciones
- Lista de invitados
- Un plan de acción
- Cronograma (calendario del término del trabajo)
- Materiales para la conferencia de prensa
- Discurso
- Lista de participantes
- Notas comparativas (junto con el currículum vitae de los oradores)
- Agenda
- Programa del evento minuto a minuto
- Lista de contactos (números de teléfono celular de los organizadores)
- Lista de verificación del as cosas a llevar al evento
- Lista de verificación del trabajo a realizar
- Informe del evento (para los medios de comunicación y otros)
- Sé puntual en todo tu trabajo. Si te retrasas, informa inmediatamente a la persona de la que dependes.
- Toma la iniciativa, evalúa y encuentra algún trabajo pendiente que puedas hacer y complétalo.
- La planificación es necesario. La panificación de las tareas (importantes) se lleva a cabo en las reuniones de equipo. Apégate a ellas.
- Sin embargo, el planificar en grupos pequeños el “cómo hacer algo” y el “cómo debería hacerse” es igual de importante.
- Si pides prestado algo, asume la responsabilidad y devuélvelo en el tiempo señalado.
- Cuando haya un problema, no culpes a los demás; tampoco tomes toda la responsabilidad ni te estreses, por el contrario, trata de resolverlo.
- No repitas los mismos errores.
- No critiques a nadie, a menos que tengas una sugerencia o solución.
- No delegues tu trabajo ni responsabilidades a otra persona.
- La implementación adecuada de una idea es crucial. Planifica todo para que sea un éxito hasta el último momento...
- Ve lento pero seguro. No te apresures durante la planificación del evento, ya que sólo te hará perder tiempo.
- Mantén el buen humor y una actitud positiva con todo el mundo. Y no le ruegues a nadie
- Sé responsable con tu trabajo.
- Informa de manera voluntaria a la persona que te asignó la tarea, sin importar si lo hiciste bien o no. Hazlo en el tiempo señalado.
- Anota todos los detalles importantes.
- Sé muy alegre, especialmente cuando te encuentres en medio de la multitud.
- No abandones el punto o puesto al que fuiste asignado.
Advertencias
- Prepárate para cualquier situación. Algunas veces, las cosas se salen fuera de control. Si eres parte de un equipo, no te enfades si alguien te grita (esa persona puede estar bajo mucho estrés). Si eres un coordinador, no te pongas tenso ni entres en pánico. Haz las cosas con calma. Trata de averiguar lo que sucederá y lo que puedes hacer para solucionarlo.
- No entres en pánico ni te estreses. Una mente fría producirá mejores resultados en el momento adecuado.
